Genellikle her kuruluşta formal/yarı formal/informal işleyen bir çalışma sistemi vardır. Bu mevcut sistemi tespit etmek, işimize yarayan uygun yönlerini belirlemek ve bunu kurulacak Yönetim Sistemine temel teşkil etmek uygun bir başlangıç olacaktır.

Temel prensip, yönetim sistemi kurulurken mümkün olduğunca katılımı sağlamak olmalıdır. Bu konuyla ilgili pratik uygulama genellikle kuruluşun büyüklüğüne ve proseslerine göre çalışma takımları oluşturmaktır. Bu takımlar ilgili birimlerinin, sistemlerin / dokümantasyonun kurulmasında ve oluşturulmasında aktif olarak görev alacaktır. Sistemi danışmanın veya kalite sorumlusunun dikte ettirmesindense bu yaklaşım, ileriki uygulama aşamalarında kullanıcıların sistemi sahiplenmesi açısından da uygun olacaktır.